Có một câu chuyện rất quen trong ngành F&B.

Một quán đặt 20.000 chiếc ly in logo riêng.

Nhà sản xuất yêu cầu đặt cọc trước để bắt đầu sản xuất.

Khách hàng chuyển tiền, nhưng sau đó bắt đầu lo:

“Nếu bên kia nhận tiền rồi không làm thì sao?”

Còn phía nhà sản xuất cũng có một nỗi lo khác:

“Nếu mình sản xuất xong mà khách không lấy thì sao?”

Hai bên đều sợ.

Và điều đáng nói là cả hai bên đều có lý do để sợ.

Đây không phải câu chuyện của riêng ngành bao bì F&B. Nó xuất hiện ở khá nhiều giao dịch B2B: một bên phải bỏ chi phí trước để thực hiện đơn hàng, trong khi bên còn lại phải bỏ tiền trước để bên kia thực hiện cam kết.

Khi chưa có đủ lịch sử giao dịch, chưa đủ thông tin và chưa có cơ chế bảo vệ, niềm tin trở thành thứ đứng giữa hai bên.

Mà trong kinh doanh, chỉ dựa vào niềm tin thì đôi khi chưa đủ.

Vì sao nhà sản xuất phải yêu cầu đặt cọc?

Hãy thử đứng ở phía nhà sản xuất.

Một chiếc ly trơn có thể bán cho rất nhiều khách hàng.

Nhưng một chiếc ly đã in:

“ABC Coffee”

thì gần như chỉ có thể bán cho ABC Coffee.

Nếu khách không lấy hàng, nhà sản xuất không thể đơn giản đưa số ly đó cho một khách khác.

Có thể phải đem thanh lý.

Có thể phải bán thấp hơn giá vốn.

Có thể phải chịu toàn bộ chi phí nguyên liệu, in ấn, nhân công, vận hành máy.

Và có những trường hợp, sản phẩm gần như không còn cách nào xử lý ngoài việc bỏ đi.

Đặc biệt với những đơn hàng sản xuất theo yêu cầu riêng, nhà sản xuất còn phải bỏ tiền trước cho rất nhiều thứ:

• Nguyên liệu
• Khuôn hoặc công cụ sản xuất
• Chi phí in
• Chi phí setup máy
• Thiết kế, chế bản
• Nhân công
• Công suất máy
• Kho bãi
• Vận chuyển

Vì vậy, yêu cầu đặt cọc không phải tự nhiên mà có.

Nó là một cách để nhà sản xuất giảm rủi ro khi nhận một đơn hàng mà khả năng bán lại rất thấp.

Nếu khách hàng đặt một đơn hàng riêng nhưng không phải chịu bất kỳ trách nhiệm tài chính nào khi hủy, toàn bộ rủi ro sẽ dồn sang nhà sản xuất.

Và về lâu dài, không doanh nghiệp nào có thể vận hành như vậy.

Nhưng người mua cũng có quyền hỏi: “Tiền của tôi thì sao?”

Đây là phần còn lại của câu chuyện.

Thị trường cũng từng có những trường hợp người mua chuyển tiền trước nhưng sau đó:

Nhà sản xuất hẹn ngày này sang ngày khác.

Hứa sẽ làm nhưng không có tiến độ rõ ràng.

Không gửi mẫu.

Không phản hồi.

Đến khi khách hàng hỏi nhiều thì bắt đầu khó chịu.

Cuối cùng không liên lạc được.

Thậm chí có trường hợp chặn luôn khách hàng.

Khi đó, câu chuyện đặt cọc từ một cơ chế bảo vệ nhà sản xuất lại trở thành rủi ro của người mua.

Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp trở nên thận trọng với việc chuyển tiền trước.

Không phải họ không muốn đặt cọc.

Mà họ muốn biết:

“Nếu tôi đặt cọc, tôi được bảo vệ bằng cái gì?”

Câu hỏi này hoàn toàn hợp lý.

Vấn đề thật sự không nằm ở tiền đặt cọc

Nếu tranh luận:

“Có nên đặt cọc hay không?”

thì rất khó có một câu trả lời đúng cho tất cả trường hợp.

Không đặt cọc thì nhà sản xuất chịu rủi ro.

Đặt cọc 100% thì người mua chịu rủi ro.

Bắt buộc đặt cọc 50% thì vẫn có người cho rằng quá cao.

Đặt 20% thì nhà sản xuất có thể nói không đủ để bù chi phí ban đầu.

Vậy nên, vấn đề không nằm ở một con số cố định.

Vấn đề nằm ở cách giao dịch.

Một giao dịch B2B tốt không nên bắt đầu bằng câu:

“Anh phải tin tôi.”

Mà nên bắt đầu bằng:

“Đây là cách chúng ta cùng kiểm soát rủi ro.”

Đừng bắt một bên phải tin 100% vào bên kia

Đây là tư duy mà tôi nghĩ các doanh nghiệp nên thay đổi.

Trong một giao dịch có giá trị lớn, không cần thiết phải yêu cầu người mua tin tuyệt đối vào nhà sản xuất.

Và cũng không nên yêu cầu nhà sản xuất tin tuyệt đối vào khách hàng.

Thay vào đó, hãy thiết kế giao dịch sao cho ngay cả khi hai bên chưa đủ tin nhau, họ vẫn có thể giao dịch an toàn.

Muốn làm được điều này, cần chuyển từ “niềm tin cá nhân” sang “niềm tin dựa trên quy trình”.

Giải pháp có thể bắt đầu từ 4 lớp bảo vệ

Lớp thứ nhất: Xác nhận đơn hàng trước khi chuyển tiền

Không nên có chuyện:

Khách nhắn Zalo → nhà sản xuất báo giá → khách chuyển tiền → bắt đầu làm.

Ít nhất phải có một xác nhận đơn hàng.

Trong đó ghi rõ:

• Sản phẩm gì?
• Bao nhiêu cái?
• Quy cách nào?
• In nội dung gì?
• Mẫu nào đã được duyệt?
• Giá bao nhiêu?
• Đặt cọc bao nhiêu?
• Thời gian dự kiến hoàn thành?
• Thanh toán phần còn lại khi nào?
• Nếu một bên hủy thì xử lý ra sao?

Không cần biến mọi đơn hàng thành một bộ hợp đồng dài hàng chục trang.

Nhưng phải có dấu vết bằng văn bản.

Một tin nhắn xác nhận rõ ràng đôi khi còn có giá trị hơn rất nhiều cuộc điện thoại nói miệng.

Lớp thứ hai: Tiền đặt cọc phải tương ứng với mức độ rủi ro

Không phải đơn hàng nào cũng nên áp dụng cùng một tỷ lệ.

Một đơn hàng sử dụng sản phẩm phổ thông, chỉ in một mẫu đơn giản, có thể dễ xử lý hơn một đơn hàng có:

• Thiết kế riêng
• Màu riêng
• Kích thước riêng
• Khuôn riêng
• Thương hiệu riêng
• Số lượng lớn
• Nguyên liệu phải mua riêng

Mức đặt cọc nên phản ánh chi phí mà nhà sản xuất thực sự phải bỏ ra để bắt đầu đơn hàng.

Như vậy hợp lý hơn rất nhiều so với việc đưa ra một tỷ lệ cứng cho tất cả khách hàng.

Khách hàng nhìn vào cũng có thể hiểu:

“Khoản tiền này đang dùng để bảo đảm cho những chi phí mà nhà sản xuất phải bỏ ra.”

Khi hiểu được lý do, việc đặt cọc cũng dễ chấp nhận hơn.

Lớp thứ ba: Tiến độ phải có điểm kiểm soát

Đây là phần có thể giúp giảm rất nhiều sự nghi ngờ của cả hai bên.

Thay vì:

Chuyển cọc → chờ → nhận hàng.

Có thể chia thành:

Xác nhận đơn → duyệt thiết kế → bắt đầu sản xuất → hoàn thành → giao hàng.

Mỗi bước đều có xác nhận.

Ví dụ:

Khách đã duyệt file thì lưu lại file đó.

Nhà sản xuất bắt đầu chạy hàng thì thông báo.

Nếu đơn hàng lớn, có thể cập nhật hình ảnh hoặc tiến độ ở những mốc cần thiết.

Khi hoàn thành, xác nhận số lượng và tình trạng hàng trước khi giao.

Những việc này thực ra không quá phức tạp.

Nhưng nó giải quyết được một vấn đề rất lớn:

Khách hàng không còn cảm giác mình đã chuyển tiền rồi và chẳng biết đơn hàng đang ở đâu.

Nhà sản xuất cũng không phải liên tục nghe câu:

“Anh/chị ơi, hàng làm tới đâu rồi?”

vì tiến độ đã có những điểm xác nhận tương đối rõ.

Lớp thứ tư: Phải nói trước chuyện xấu

Đây có lẽ là phần nhiều doanh nghiệp ngại nhất.

Đang làm ăn với nhau, ai cũng muốn nghĩ mọi thứ sẽ thuận lợi.

Nhưng một giao dịch chuyên nghiệp không chỉ tính đến lúc mọi thứ diễn ra bình thường.

Nó phải tính cả lúc có vấn đề.

• Nếu khách hủy trước khi sản xuất thì sao?
• Nếu đã mua nguyên liệu thì sao?
• Nếu đã in một phần thì sao?
• Nếu hàng đã hoàn thành nhưng khách không nhận thì sao?
• Nếu nhà sản xuất giao trễ thì sao?
• Nếu sản phẩm sai mẫu đã duyệt thì sao?
• Nếu một bên không thể tiếp tục thực hiện thì sao?

Không cần quy định quá dài.

Nhưng phải thống nhất trước.

Bởi khi chưa xảy ra vấn đề, hai bên rất dễ nói chuyện.

Đến khi tiền và hàng đã nằm ở hai phía, mọi thứ sẽ khó hơn rất nhiều.

Có nên dùng bên thứ ba để giữ tiền?

Với những đơn hàng giá trị lớn, đây là một giải pháp đáng cân nhắc.

Thay vì người mua chuyển toàn bộ tiền trực tiếp cho nhà sản xuất, khoản tiền có thể được quản lý theo một cơ chế trung gian hoặc chia thành các đợt thanh toán theo từng mốc hoàn thành.

Ví dụ:

Đặt cọc → xác nhận sản xuất → thanh toán đợt tiếp theo → hoàn thành → thanh toán phần còn lại.

Cách này không loại bỏ hoàn toàn rủi ro, nhưng ít nhất rủi ro không dồn hết vào một phía ngay từ ngày đầu tiên.

Với những giao dịch rất lớn, hai doanh nghiệp chưa từng làm việc với nhau, thậm chí có thể cân nhắc thêm cơ chế trung gian thanh toán nếu chi phí và điều kiện cho phép.

Không phải đơn hàng nào cũng cần.

Nhưng với những giao dịch có giá trị cao, đây là một hướng đáng để thị trường nghiên cứu.

Một điều nữa: người mua cũng phải có trách nhiệm

Nói về bảo vệ người mua không có nghĩa là mặc định nhà sản xuất phải chịu trách nhiệm cho mọi vấn đề.

Nếu khách hàng đã duyệt thiết kế, duyệt mẫu, xác nhận số lượng và yêu cầu sản xuất, sau đó đổi ý vì:

• “Không thích nữa.”
• “Quán đổi tên.”
• “Đổi bộ nhận diện.”
• “Không bán sản phẩm đó nữa.”
• “Bây giờ không cần nữa.”

thì nhà sản xuất cũng không thể trở thành bên chịu toàn bộ thiệt hại.

Đã là sản xuất theo yêu cầu riêng thì người đặt hàng phải chịu một phần trách nhiệm với quyết định của mình.

Ngược lại, nhà sản xuất cũng phải hiểu rằng:

Nhận tiền không có nghĩa là đã hoàn thành trách nhiệm.

Đã nhận cọc thì phải có tiến độ.

Có vấn đề phải thông báo.

Có thay đổi phải xác nhận.

Có chậm trễ phải nói rõ.

Có sai sót phải có phương án xử lý.

Đó mới là giao dịch công bằng.

Từ “tin nhau” sang “kiểm chứng được nhau”

Có lẽ đây mới là hướng đi phù hợp cho thị trường hiện nay.

Một nhà sản xuất uy tín không nhất thiết phải nói:

“Anh cứ yên tâm, bên em làm ăn đàng hoàng lắm.”

Họ có thể chứng minh bằng:

• Đơn hàng rõ ràng.
• Tài khoản nhận tiền rõ ràng.
• Chứng từ rõ ràng.
• Mẫu duyệt rõ ràng.
• Tiến độ rõ ràng.
• Quy trình xử lý khi có vấn đề rõ ràng.

Ngược lại, khách hàng cũng không cần phải nói:

“Tôi là khách hàng uy tín, anh cứ làm trước đi.”

Họ có thể chứng minh bằng:

• Thông tin doanh nghiệp rõ ràng.
• Đơn hàng rõ ràng.
• Xác nhận thiết kế.
• Cam kết nhận hàng.
• Thanh toán đúng tiến độ.
• Không tùy tiện thay đổi yêu cầu sau khi sản xuất đã bắt đầu.

Nói cách khác, niềm tin không chỉ được tạo ra bằng danh tiếng. Nó còn được tạo ra bằng khả năng kiểm chứng.

Một giao dịch tốt không phải là giao dịch không có rủi ro

Thực tế, không có cơ chế nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro.

Khách hàng vẫn có thể bom hàng.

Nhà sản xuất vẫn có thể không thực hiện đúng cam kết.

Nhưng chúng ta hoàn toàn có thể làm cho rủi ro đó nhỏ hơn, rõ hơn và dễ xử lý hơn.

Đó mới là điều ngành F&B cần.

Bởi câu chuyện này không chỉ xảy ra với ly, tô hay túi.

Nó có thể xảy ra với nguyên liệu, máy móc, nội thất, bảng hiệu, đồng phục, thiết bị bếp, bao bì và rất nhiều giao dịch B2B khác.

Khi thị trường phát triển, các doanh nghiệp không thể mãi giao dịch dựa trên câu:

“Anh tin em đi.”

Và cũng không thể làm kinh doanh bằng tư duy:

“Tôi phải giữ tiền trước thì mới an toàn.”

Cả hai cách đều không giải quyết được gốc vấn đề.

Điều chúng ta cần là một cách khác:

Không cần tin nhau một cách tuyệt đối, nhưng có thể giao dịch với nhau một cách minh bạch.

Nhà sản xuất được bảo vệ khỏi rủi ro bom hàng.

Người mua được bảo vệ khỏi rủi ro mất tiền.

Tiền đặt cọc có căn cứ.

Tiến độ có bằng chứng.

Thiết kế có xác nhận.

Trách nhiệm của mỗi bên được xác định từ đầu.

Và khi xảy ra vấn đề, hai bên có một quy trình để xử lý thay vì tranh cãi xem “ai là người đáng tin hơn”.

Đó mới là nền tảng của một giao dịch B2B lành mạnh.

Bởi suy cho cùng, niềm tin trong kinh doanh không nên được xây dựng bằng việc yêu cầu đối phương tin mình.

Niềm tin bền vững hơn khi cả hai bên đều có đủ cơ chế để không phải sợ nhau.

Và có lẽ, đây mới là điều thị trường cần nhìn lại:

Không phải làm sao để người mua tin người bán hơn.

Cũng không phải làm sao để người bán giữ tiền của người mua chắc hơn.

Mà là:

Làm sao để cả hai bên bước vào một giao dịch mà không bên nào phải đánh cược toàn bộ vào lòng tin của bên kia.

Nếu làm được điều đó, câu chuyện đặt cọc sẽ không còn là chuyện “ai giữ tiền của ai”.

Nó trở thành một phần của một cách làm ăn chuyên nghiệp hơn — nơi cả người mua lẫn người bán đều biết mình đang chịu trách nhiệm cho điều gì, được bảo vệ ở đâu và phải làm gì nếu có vấn đề xảy ra.