Quán đông, tiền đâu?

Chương 1 — Quán đông, tiền đâu?

Chuyện nhỏ ở một cái quán

MrLee · Phần I — Tiền của quán đi đâu?

Tình huống và số liệu trong chương là minh họa, không phải case thực tế của một quán cụ thể.

Chín giờ tối. Máy xay đã im. Cái khăn lau cuối cùng đang nằm trên quầy.

Bạn mở điện thoại, nhìn báo cáo bán hàng. Hôm nay khách khá đông. Buổi sáng có lúc tài xế đứng kín cửa, nhân viên gọi món liên tục, bạn cũng phải nhảy vào đóng ly.

Một ngày như vậy, đáng lẽ phải thấy vui.

Rồi bạn mở tài khoản ngân hàng.

Tiền hàng vừa chuyển. Tiền nhà sắp tới hạn. Nhân viên nhắn hỏi ngày nhận lương. Cái máy dập nắp lại có tiếng động hơi đáng ngờ.

Bạn nhìn con số trên màn hình, rồi nhìn cái quán.

“Ủa, tiền đâu?”

Câu hỏi đó đáng được trả lời bằng số. Nếu chỉ nhìn quầy đông rồi tự trấn an rằng chắc tháng này ổn, bạn sẽ phải hỏi lại nó khá nhiều lần.

Một quầy đông chưa kể hết câu chuyện

Đông khách là một tín hiệu tốt. Nó cho thấy đang có người muốn mua thứ bạn bán.

Nhưng cùng một trăm đơn hàng, hai quán có thể giữ lại những khoản tiền rất khác nhau. Một quán bán đúng giá, ít hao hụt, thao tác gọn. Quán kia giảm giá nhiều, làm lại món liên tục, cuối ngày đổ bỏ nguyên liệu đã chuẩn bị quá tay.

Đứng ngoài nhìn vào, cả hai đều bận.

Chủ quán dễ bị cái bận thuyết phục. Mình chạy từ sáng đến tối, nhân viên không được nghỉ tay, máy in đơn kêu liên tục. Chừng đó công sức phải tạo ra thành quả chứ?

Có thể có. Nhưng muốn biết thành quả bao nhiêu, phải tách ba chuyện: bán được bao nhiêu, còn lời bao nhiêu và hiện có bao nhiêu tiền để trả những khoản đến hạn.

Ba con số cần nhìn riêng

Doanh thu cho biết giá trị hàng đã bán trong kỳ. Khi xem số, cần biết báo cáo đã trừ giảm giá và hoàn tiền chưa. Tiền chủ bỏ thêm vào quán hoặc tiền vay không phải doanh thu.

Lợi nhuận là phần còn lại sau khi trừ các chi phí tương ứng với kỳ đó. Mới trừ nguyên liệu mà chưa tính lương, mặt bằng và các khoản khác thì còn quá sớm để gọi phần dư là “tiền lời của quán”.

Tiền sẵn có là tiền trong két và tài khoản mà quán có thể dùng ngay. Nó tăng giảm theo lúc tiền thực sự vào, ra. Khách đã mua nhưng nền tảng chưa chuyển tiền thì doanh thu và tiền nhận được chưa đi cùng nhau.

Ba con số liên quan chặt chẽ, nhưng trả lời ba câu hỏi khác nhau.

Quán có thể có lời mà đang thiếu tiền vì vừa nhập hàng cho tháng sau. Quán cũng có thể đang lỗ nhưng tài khoản vẫn đẹp vì chủ vừa bơm thêm vốn.

Nhìn số dư mà kết luận quán khỏe cũng giống nhìn tủ lạnh đầy rồi kết luận hôm nay bán tốt. Có khi sáng nay vừa đi chợ về.

Thử nhìn một tháng bán hàng

Giả sử một quán có doanh thu tháng là 120 triệu đồng, đã trừ giảm giá và hoàn tiền. Để thấy rõ phép tính, ta giả định toàn bộ tiền bán hàng đã thu trong tháng.

Bảng dưới là ví dụ quản trị đơn giản; các khoản phí và thuế được giả định riêng cho tình huống, không phải tỷ lệ chuẩn để áp cho mọi quán.

Nhìn doanh thu 120 triệu, bạn có thể thấy quán khá ổn. Nhìn phần còn lại 18 triệu, câu chuyện đã cụ thể hơn.

Nhưng còn một người làm ở đây chưa có tên trong dòng tiền lương: bạn.

Bạn mở cửa, kiểm hàng, xử lý khách khó, thay ca nhân viên nghỉ và ôm điện thoại cả buổi tối. Giả sử dành 10 triệu một tháng để tính công cho chính mình, phần dư sau khoản công đó còn 8 triệu.

Khoản 10 triệu này là giả định để đánh giá hiệu quả công việc và vốn bỏ ra; cách ghi nhận kế toán, thuế còn tùy mô hình kinh doanh. Ở đây, câu hỏi rất đời: quán đang nuôi được người chủ đến mức nào?

Nếu bỏ qua công của mình, bạn có thể tưởng mình đang có một khoản đầu tư sinh lời tốt, trong khi phần lớn số dư thực chất là tiền công đứng quầy chưa nhận.

Biết điều đó giúp bạn quyết định tỉnh táo hơn: tiếp tục tự làm, thuê người, chỉnh cách vận hành hay chấp nhận thu nhập hiện tại để xây quán trong giai đoạn đầu.

Có lời, sao tiền vẫn thiếu?

Tiếp tục ví dụ trên. Giả sử các chi phí đều đã thanh toán, riêng khấu hao 2 triệu là phân bổ giá trị thiết bị, không phải khoản chuyển tiền mới trong tháng.

Phần còn lại 18 triệu cộng lại 2 triệu khấu hao tạo ra 20 triệu tiền dư trước các giao dịch tiếp theo.

Trong tháng, bạn lại:

• Chi thêm 12 triệu mua hàng còn nguyên để bán tháng sau.
• Trả 5 triệu nợ gốc của khoản vay cũ.
• Rút 10 triệu về chi tiêu gia đình, đúng bằng khoản công chủ vừa tính.

Tiền giảm ròng 7 triệu: 20 − 12 − 5 − 10 = −7.

Nếu đầu tháng quán có 15 triệu, cuối tháng còn 8 triệu.

Bạn nhìn tài khoản thấy tiền ít đi. Điều đó đúng. Nhưng nói quán lỗ 7 triệu trong tháng thì chưa đúng với ví dụ này.

Một phần tiền đã thành hàng tồn kho. Một phần dùng giảm nợ gốc. Một phần được chủ mang về. Không thể gom tất cả thành chi phí bán hàng của tháng, cũng không được quên chúng khi tính khả năng trả tiền tuần tới.

Đó là lý do cần xem cả kết quả kinh doanh lẫn dòng tiền. Một bảng giúp biết công việc có tạo ra phần dư. Bảng còn lại giúp biết mình có đủ tiền để tiếp tục mở cửa.

Đừng để tiền quán và tiền nhà thành một nồi

Buổi sáng lấy tiền két đi chợ cho gia đình. Buổi trưa dùng tài khoản cá nhân trả nhà cung cấp. Buổi tối thiếu tiền trả nhân viên thì chuyển vào thêm.

Từng việc riêng lẻ đều có lý do. Cuối tháng ghép lại thành một câu đố.

Bạn chưa cần mua một phần mềm phức tạp. Trước hết, hãy ghi rõ tiền nào thuộc việc bán hàng, tiền nào chủ góp thêm, tiền nào chủ rút ra và tiền nào dùng vay trả nợ.

Nếu thuận tiện, dùng riêng một tài khoản và một khoản tiền mặt cho quán. Mỗi lần lấy tiền về nhà, ghi lại. Mỗi lần bỏ thêm tiền vào, cũng ghi lại.

Việc đó giúp bạn thấy mình đang được quán trả công hay đang liên tục nuôi quán bằng khoản tiền khác.

Cả hai đều có thể xảy ra. Điều đáng lo là không biết mình đang ở trường hợp nào.

Mai thử cái này

Chọn tháng vừa kết thúc. Mở báo cáo bán hàng, lịch sử chuyển khoản và sổ ghi chép. Làm một trang với ba mục:

1. Bán được bao nhiêu? Ghi doanh thu sau giảm giá, hoàn tiền. Tách riêng khoản khách hoặc nền tảng chưa thanh toán.

2. Tháng đó tốn bao nhiêu? Ghi nguyên liệu, bao bì thực tế đã dùng và các chi phí của tháng. Hàng mua còn trong kho cần được tách ra. Chỗ nào đang ước tính thì đánh dấu, đừng biến một con số đoán thành sự thật.

3. Tiền đã đi đâu? Đối chiếu tiền đầu tháng, tiền thực nhận, tiền thực chi và tiền cuối tháng. Ghi riêng vốn góp, tiền vay, trả nợ gốc, mua thiết bị và tiền chủ rút.

Lần đầu làm có thể lệch. Tìm được chỗ lệch đã là tiến bộ: một khoản phí chưa ghi, một lần rút tiền đã quên hoặc tiền bán hàng chưa về.

Tạm thời đừng vội phản ứng bằng cách tăng giá toàn bộ menu hay cắt ca nhân viên. Hãy tìm khoản chênh lớn nhất và hiểu nó trước.

Lần tới, khi đóng cửa sau một ngày đông khách, bạn vẫn có thể mệt. Nhưng khi mở điện thoại, bạn sẽ biết nên nhìn con số nào và hỏi câu gì.

“Hôm nay đông ghê” là một cảm giác vui. Biết cái đông đó để lại bao nhiêu cho quán mới giúp bạn tính tiếp được ngày mai.